Az Erasmus+ adminisztratív személyekre vonatkozó mobilitási szabályzata

    Általános rendelkezések

  1. Jelen szabályzat a KPTI-n folyó, az Erasmus+ adminisztratív személyekre vonatkozó mobilitási programmal összefüggően végzett tevékenységek szabályozására szolgál.
  2. Az Erasmus+ támogatás elbírálása pályázati rendszerben zajlik.
  3. Az Erasmus+ program jogi keretét a partnerintézmények között létrejött kétoldalú megállapodások jelentik, melyeket a KPTI képviseletében a rektor ír alá. A kétoldalú érvényes szerződésben szerepelnie kell, hogy az adott területen belül hány adminisztratív munkakört betöltő személy bevonásával bonyolítanak le cseréket.
  4. Az Erasmus+ adminisztratív személyekre vonatkozó mobilitási pályázat kiírását a KPTI Tanári Kara határozatban rendeli el.
  5. A sikeresen pályázó adminisztratív munkatárs mobilitási támogatásban részesül, melynek összegét a külföldön történő tartózkodás idejének és a fogadó országra hivatalosan meghatározott maximális keretösszeg függvényében a KPTI Tanári Kara állapít meg.
  6. Értelmező rendelkezések

  7. A pályázónak tisztában kell lennie a következő hivatalosan használt megnevezésekkel, és az azokkal kapcsolatos rendelkezésekkel:
    1. Támogatási szerződés / Contract de finanțare. Hivatalos dokumentum, mely a pályázó adminisztratív személy és a KPTI között jön létre. Tartalmazza, hogy a pályázó mely fogadóintézményben fogja tevékenységét végezni, a támogatás összegét, valamint a szerződés teljesítésének feltételrendszerét és határidejét. A tervezett kiutazás előtt min. 20 munkanappal kell megkötni, két példányban. Aláírja a pályázó, a KPTI rektora és a gazdasági igazgató. A dokumentum alapján utalható a támogatás euróban, de nem hamarabb, mint 10 nappal a kiutazás előtt.
    2. Meghívó levél. Az a dokumentum, mely igazolja, hogy az adminisztratív személyt fogadja a partnerintézmény, és amelyet a fogadó intézmény részéről az Erasmus+ koordinátor vagy az intézmény törvényes képviselője ír alá. Legkésőbb a kiutazás előtt 10 munkanappal el kell küldeni a KPTI Erasmus+ koordinátorának.
    3. Munkaterv. Dokumentum, mely tartalmazza a partnerintézmény adatait, a kapcsolattartó személy nevét, a szakterületet, mobilitás célját, elvégezendő tevékenységeket, várható eredményeket, tervezett időtartamot és időpontot. A munkatervet a fogadó és küldő intézmény illetékes képviselőinek (a KPTI esetében a rektor) alá kell írniuk. Az aláírt változatot legkésőbb a pályázó a kiutazás előtt 20 munkanappal elküldi a KPTI Erasmus+ koordinátorának. A munkaterv aláírása egyúttal a pályázó feletteseinek beleegyezését is jelenti a mobilitás megpályázására vonatkozóan.
    4. Igazolás a kint tartózkodásról / Attendence Certificate. Dokumentum, mellyel a fogadó intézmény igazolja, hogy az adminisztratív munkatárs pontosan teljesítette a munkatervben foglaltakat. A dokumentumnak napra pontosan kell tartalmaznia a kinntartózkodás idejét (érkezés és távozás dátumát). Hazatéréskor kell leadni, 10 munkanapon belül.
    5. Beszámoló / Final Report Form. Beszámoló angol nyelven, típusnyomtatvány szerint a külföldi tapasztalatokról, élményekről az ANPCDEFP (az Erasmus+ program romániai menedzseléséért felelős ügynökség) számára. Hazatéréskor kell leadni az intézményi Erasmus+ koordinátornak, 20 munkanapon belül.

    Pályázati feltételek Erasmus+ adminisztratív mobilitás támogatására

  8. Az Erasmus+ adminisztratív mobilitásra pályázónak a következő feltételeknek kell eleget tennie:
    1. Erasmus+ támogatásra pályázatot nyújthat be az KPTI román állampolgárságú vagy Romániában érvényes letelepedési, illetve tartózkodási engedéllyel rendelkező, meghatározatlan időre szóló munkaszerződéssel foglalkoztatott, adminisztratív munkakört betöltő alkalmazottja.
    2. Pályázhat továbbá a KPTI-ben adminisztratív vagy vezető beosztást betöltő főállású oktató is, akik a külföldi intézményben adminisztratív munkájukkal kapcsolatos továbbképzésben vesznek részt.
    3. A pályázót nyelvtudása alkalmassá teszi a programban való részvételre.
    4. A pályázatában megfogalmazott program egybeesik az egyetem nemzetközi célkitűzéseivel.
    5. A mobilitás célja kizárólag a partnerintézményben végzett, az adott személy adminisztratív munkakörével kapcsolatos tevékenység. A kutatási tevékenységet az Erasmus+ program nem támogatja.
    6. Az adott partnerintézményben végzett adminisztratív tevékenység időtartama minimálisan 5 munkaóra.
    7. Az Erasmus+ program keretében külföldön eltöltött minimum időtartam nincs meghatározva, viszont a program hatékony kihasználás érdekében, a mobilitás időtartama legalább 5 munkanap kell, hogy legyen, melyet hazaérkezés után a fogadóintézmény által kiállított dokumentummal kell igazolni (formanyomtatvány).

    Erasmus+ adminisztratív mobilitás megpályázásához szükséges iratok

  9. A pályázathoz szükséges alábbi dokumentumokat az intézményi Erasmus+ koordinátornak kell leadni egy példányban:
    1. kitöltött pályázati űrlap (innen letölthető);
    2. szakmai önéletrajz az KPTI Szenátusa által elfogadott modell szerint (románul vagy magyarul);
    3. munkaterv javaslat (az itt letölthető típusnyomtatvány szerint, magyarul és/vagy a fogadó intézmény által elfogadott nyelven);
    4. a szervezeti egység vezetőjének ajánlása.

    Az adminisztratív mobilitás megpályázásának folyamata

  10. A KPTI pályázati felhívását a KPTI honlapján valamint a hirdetőtáblákon teszi közzé. A pályázati felhívásnak tartalmaznia kell a megpályázható helyeket, a pályázat feltételeit, a pályázat során kötelezően benyújtandó dokumentumok listáját, az Erasmus+ Bizottság személyi összetételét és a leadási határidőt.
  11. Az adminisztratív mobilitási pályáztatás megszervezését az Erasmus+ koordinátor végzi.
  12. Az adminisztratív Erasmus+ pályázatokat a rektor által kinevezett Erasmus+ Bizottság bírálja el. Az Erasmus+ Bizottságot a rektor mandátumának idejére nevezi ki.
  13. Az Erasmus+ Bizottságnak minimum 4 tagja van. Amennyiben a bizottság mandátumának ideje alatt valamely tag adminisztratív mobilitásra kíván pályázni, bizottsági tagságát fel kell függesztenie, és helyére a rektor más személyt nevez ki az adott időszakra.
  14. Az Erasmus+ Bizottság titkára az intézményi Erasmus+ koordinátor, aki felel a jegyzőkönyvezésért és az iratok kezeléséért.
  15. A pályázatok beérkezés után az Erasmus+ Bizottság minden tagjának összeférhetetlenségről szóló nyilatkozatot kell aláírnia, mely szerint a pályázókkal nem állnak rokoni kapcsolatban vagy egyéb, az Etikai Kódex által megfogalmazott összeférhetetlenségi viszonyban. Amennyiben ez a feltétel valamely bizottsági tag esetében egy adott tanévben nem teljesül, bizottsági tagságát fel kell függesztenie, és helyére a rektor más személyt nevez ki az adott időszakra.
  16. Az elbírálás folyamata

  17. A kiválasztási folyamat egyértelmű, objektív pontozási rendszeren alapul, amelyet az Erasmus+ Bizottság dolgoz ki, és amelyet a pályázat meghirdetésével egyidejűleg közzétesznek a honlapon és hirdetőtáblákon. A szempontrendszert az Erasmus+ Bizottság évente felülvizsgálja, és szükség szerint változtat rajta.
  18. A pályázatok elbírálásáról szóló határozatokat az Erasmus+ Bizottság egyszerű szavazati többséggel hozza meg.
  19. Az elbírálási jegyzőkönyvnek legalább a következő információkat kell tartalmaznia: a bizottság összetételét, az elbírálási szempontrendszert, a leadott pályázatok összesítését és a pályázatok elbírálásának eredményét.
  20. A pályázatok elbírálásáról készített jegyzőkönyvet az Erasmus+ Bizottság minden tagjának és az intézményi Erasmus+ koordinátornak alá kell írnia. Az Erasmus+ Bizottság határozatát a rektor ellenjegyzi.
  21. A pályázati döntésről az intézményi Erasmus+ koordinátor a pályázókat írásban értesíti.
  22. Az Erasmus+ Bizottság pozitív döntése nem jelenti automatikusan a támogatás odaítélését, ahhoz a partner intézmény által elfogadott adminisztratív mobilitási munkaterv (Training Programme) és a Támogatási Szerződés (Contract Financiar) is szükséges. Ugyanakkor a támogatás megítélésének feltétele az, hogy a szükséges pénzügyi keretet az Európai Bizottság az illetékes hazai ügynökség (ANPCDEFP) által az Egyetemnek biztosítsa.
  23. A KPTI fenntartja a változtatás jogát a sikeres pályázatról szóló értesítő levél kiküldésétől a Támogatási Szerződés (Contract de finanțare) megkötéséig (a támogatás mértékének megváltoztatása, időtartam változtatása stb.).
  24. A pályázó kiutazását az KPTI rektora engedélyezi, rektori rendelet (Dispoziţia rectorului) által.
  25. Támogatást elnyert adminisztratív munkatárs feladatai

  26. Folyamatos kapcsolattartás a fogadó partnerintézménnyel: a tervezett tevékenységek tartalmának, időpontjának egyeztetése, a szállás és kiutazás megszervezése.
  27. A §6-ban felsorolt dokumentumok megküldése az intézményi Erasmus+ koordinátornak: Kiutazás előtt legkevesebb tíz nappal elküldeni az intézményi Erasmus+ koordinátornak a meghívó levelet és a véglegesített, mindkét intézmény illetékesei által aláírt munkatervet. Hazaérkezését követő 20 napon belül el kell küldenie az intézményi Erasmus+ koordinátornak a tevékenységi beszámolót, valamint a partnerintézmény hivatalos igazolását (Certificate of Attendance).
  28. Egyéb rendelkezések

  29. Amennyiben a pályázó nem teljesíti az előbbiekben előírt minimális tartózkodási időt és/vagy kötelező tanítási óraszámot, a folyósított támogatást vissza kell fizetnie.
  30. Amennyiben a pályázó a partnerintézménybe történő kiutazás napjáig nem tesz eleget a §6-ban foglalt kötelezettségeinek, a megítélt támogatást elveszítheti.
  31. Objektív okokra hivatkozva a pályázó kérheti az adminisztratív mobilitási időszak módosítását, a partner intézmények illetékes képviselőinek hozzájárulásával. Erről időben értesíteni kell az intézményi Erasmus+ koordinátort.
  32. Nem igényelhető adminisztratív mobilitás a fogadó intézmény vakációs időszakára.
  33. Azok az Erasmus+ támogatást elnyert pályázók, akik az adott akadémiai évben február – augusztus időszakban kívánnak kiutazni, január 31.-ig kötelesek tájékoztatni az intézményi Erasmus+ koordinátort a kiutazásuk várható időpontjáról vagy az esetleges utazás lemondásáról. Amennyiben a pályázó adminisztratív munkatárs önhibájából elmulasztja a tájékoztatást vagy az elnyert támogatást nem használja fel, a felszabadult helyet a KPTI soron kívül meghirdeti.
2014-02-22