Regulamentul de mobilitate studențească Erasmus+ al ITP
- Scopul burselor Erasmus+ este sprijinirea activităţilor studențești legate de mobilități de studii și de formare internaţionale.
- Selecția burselor Erasmus+ se realizează pe bază de concurs. Institutul Teologic Protestant din Cluj-Napoca (ITP) anunță concursul pentru anul academic următor în scopul participării studenţilor la programul de mobilitate Erasmus+.
- Candidatul înțelege următoarele noțiuni de bază:
- Acordul de studiu Erasmus+ / Learning Agreement: Este un document oficial încheiat între cele trei părţi, care conţine pe de o parte programa de studiu planificată a studentului Erasmus+ outgoing, acele discipline (dacă există, şi codul disciplinelor) pe care studentul le va studia în instituţia de învăţământ din străinătate, respectiv valoarea creditelor estimate. Documentul va fi elaborat de către student împreună cu coordonatorul Erasmus+, care contrasemnează copia xerox a documentului. Acordul de studiu Erasmus+ va fi semnat de către student, şi de coordonatorul Erasmus+ atât de la instituţia de origine cât şi de la instituția de gazdă, certificând astfel că programa de studiu/de specializare din străinătate se încadrează în planul de învățământ al studentului. În cazul în care acest document, din motive obiective, nu poate fi elaborat înainte de plecare, atunci originalul documentului trebuie trimis coordonatorului Erasmus+ al ITP în termen de două săptămâni de la plecarea studentului.
- Contractul de studiu – document încheiat conform Regulamentului de Studii al ITP, care conține disciplinele programei individuale de studii al studentului.
- Schimbări la Acordul de Studii (Changes to Original Proposed Learning Agreement): se completează în cazul în care disciplinele enumerate în Acordul de Studiu sus menționat se modifică. În acest caz documentul se semnează în aceeaşi manieră ca şi Acordul de Studiu Erasmus+, şi trebuie predat coordonatorului Erasmus+ al ITP în termen de o lună de la plecare.
- Situaţia şcolară Erasmus+ (Transcript of Records): este un document oficial, care cuprinde disciplinele studiate de către studentul Erasmus+ la universitatea gazdă, precum şi nota obţinută la disciplinele, respectiv creditul ECTS al disciplinei. După încheierea studiilor, studentul va completa acest document şi îl va da la semnare coordonatorului Erasmus+ responsabil de la instituţia gazdă sau conform practicii instituţiei partenere din străinătate, documentul cu datele corespunzătoare va fi emis de către biroul Erasmus+, care totodată autentifică documentul. Documentul cuprinde datele studentului, datele instituţiei de origine şi datele instituţiei gazdă, codurile (dacă există), denumirea și durata disciplinelor studiate, notele şi creditele ECTS.
- Acordul de formare Erasmus+: este un document oficial care cuprinde programa formării planificate a studentului Erasmus+. Documentul va fi semnat atât de către coordonatorul instituțional Erasmus+ de la universitatea de origine cât şi de către persoana împuternicită de la instituția gazdă, certificând astfel că programa de formare/de specialitate plănuită în străinătate se încadrează în planul de învățământ al studentului. În cazul în care documentul nu se elaborează înainte de plecare, acesta va fi trimis coordonatorului Erasmus+ al ITP în termen de două săptămâni de la plecarea studentului.
- Contractul de finanţare: Este un document oficial încheiat între student şi ITP. Conţine date privind instituţia gazdă unde studentul îşi va continua studiile sau îşi va desfăşura stagiul de formare, suma grantului precum şi sistemul de îndeplinire a condiţiilor contractuale şi durata acestuia. Acest document se încheie cel târziu în termen de 15 zile lucrătoare înainte de plecare, în două exemplare. Documentul va fi semnat de către student, rectorul ITP şi directorul general administrativ. Bursa va fi virată pe baza acestui document în euro, dar nu mai devreme de 10 zile înaintea plecării.
- Certificat Erasmus+ / Erasmus+ Certificate: este un document care certifică că studentul ITP beneficiază de bursă Erasmus+. Este emis de către coordonatorul Erasmus+ şi va fi trimis studentului şi instituţiei partenere, unde studentul îşi va efectua studiile sau stagiul de formare.
- Adeverinţa de înmatriculare / Invitaţie / Enrollment Certificate / Invitation: este un document care certifică că studentul s-a înregistrat la instituţia parteneră. Din partea instituţiei gazdă va fi semnat de către coordonatorul Erasmus+ al instituţiei, sau în cazul stagiului de formare de către coordonatorul care răspunde de practică. Documentul va fi trimis cel târziu cu două săptămâni după plecarea studentului coordonatorului instituțional Erasmus+ al ITP.
- Dovada participării la mobilitate Erasmus+ / Attendance Certificate: este un document prin care instituţia gazdă certifică faptul că studentul bursier a efectuat exact perioada de studiu pentru care a obținut grantul. Documentul trebuie să conţină precis durata deplasării (data sosirii şi plecării). Documentul se va preda în termen de 10 zile lucrătoare după întoarcere.
- Raport final / Final Report Form: formular tip online, este un raport întocmit în limba engleză, privind experienţele din străinătate, pentru ANPCDEFP (prestatorul bursei Erasmus+). Se va completa în termen de 10 zile lucrătoare de la întoarcere.
- Certificat de mobilitate / Europass Mobility: este un document care cuprinde cunoştinţele şi competenţele obţinute într-un alt stat european. Va fi completat de către cele două instituţii partenere care participă la programul de mobilitate.
- Candidatul trebuie să îndeplinească următoarele condiții:
- Are statut de student activ, adică în semestrul în care își va efectua mobilitatea, s-a înscris înregistrându-se în sistemul Neptun și și-a încheiat Contractul de studiu pentru acel semestru conform consilierii coordonatorului specializării. (Studenții aflați în anul de prelungire nu pot aplica la bursa Erasmus+.)
- Și-a îndeplinit în totalitate obligaţiile de studii (număr credite realizate), şi a absolvit cel puţin două semestre înaintea perioadei de a aplica la bursa Erasmus+.
- Este cetăţean român sau cetăţean UE care posedă certificatul de înregistrare respectiv de reşedinţă valabilă pe teritoriul României.
- Cunoaşte la nivel mediu limba în care doreşte să studieze în străinătate.
- Programa de studiu/de specializare planificată în străinătate este compatibilă cu planul de învățământ al specializării studentului (nu se pot prelungi studiile din cauza bursei Erasmus+).
- Nu a mai participat la programul de mobilitate de studii Erasmus+.
- Îndeplineşte condiţiile de aplicare stabilite de Comisia Erasmus+ al ITP.
- Dosarul de aplicare trebuie să conțină următoarele documente:
- Fișa candidatului – formular tip, se va completa pe calculator, și se va semna înainte de predare.
- Situația școlară, (în limba română, dacă este solicitată de către Comisia Erasmus+ al ITP).
- Declarație că studentul nu a beneficiat de altă mobilitate de studii Erasmus+– formular tip.
- CV European, în limba în care studentul își va desfășura mobilitatea Erasmus+. (http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/hornav/Downloads/Europas... emplate.csp)
- Scrisoare de intenție – max. 2000 de caractere (în limba în care își va desfășura mobilitatea de studiu în străinătate).
- Scrisoare de recomandare din partea coordonatorului specializării (dacă este solicitată de către Comisia Erasmus+ al ITP).
- Copia xerox a cărţii de identitate valabilă.
- Documente legate de activități ştiinţifice (recomandat): ex. participare la conferințe ştiinţifice studenţeşti sau concursuri academice, prima și ultima pagină a publicațiilor, respectiv prima și ultima pagină a revistei sau alte adeverințe referitoare la activitățile profesionale
- Certificat de competență lingvistică, nivel mediu, în limba în care își va desfășura studiile. Nu se solicită certificatul de competență lingvistică în cazul în care studentul aplică la o universitate, unde limba de predare este maghiară. În cazul în care studentul nu dispune de certificat de competență lingvistică decanul facultății va lua măsurile necesare pentru evaluarea studentului.
- Adeverințe referitoare la activități sociale (recomandat): ex. voluntariat, participare la diferite activități Erasmus, activități efectuate în scopul universității etc.
- Candidatul trebuie să îndeplinească următoarele condiții:
- Dosarul de aplicare trebuie să conțină următoarele documente:
- Are statut de student activ, adică în semestrul în care își va efectua mobilitatea, s-a înscris înregistrându-se în sistemul Neptun și și-a încheiat Contractul de studiu pentru acel semestru conform consilierii coordonatorului specializării. (Studenții aflați în anul de prelungire nu pot aplica la bursa Erasmus+.)
- Și-a îndeplinit totalitate de obligaţiile de studii (număr credite realizate), şi a absolvit cel puţin două semestre înaintea perioadei pentru care aplică la bursa Erasmus+.
- Este cetăţean român sau cetăţean UE care posedă certificatul de înregistrare respectiv de reşedinţă valabilă pe teritoriul României.
- Cunoaşte la nivel mediu limba ţării gazdă, dar asta nu este necesară dacă limba folosită la instituţia gazda este limba maghiară.
- Programul de formare planificată în străinătate se integrează în planul de învățământ al specializării studentului (nu se poate întrerupe/repeta anul de studiu din cauza bursei Erasmus+).
- Nu a mai participat la un alt program de formare Erasmus+.
- Îndeplineşte condiţiile de aplicare stabilite de Comisia Erasmus+ a facultăţii.
- Dosarul de aplicare trebuie să conțină următoarele documente:
- Fișa candidatului – formular tip, completat pe calculator și semnat înainte de predare.
- Situația școlară, (în limba română, dacă este solicitată de către Comisia Erasmus+ al ITP).
- Declarație că studentul nu a beneficiat de altă mobilitate de formare Erasmus+– formular tip.
- CV European, în limba în care studentul își va desfășura stagiul de formare Erasmus+. http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/hornav/Downloads/Europas... mplate.csp)
- Scrisoare de intenție – max. 2000 de caractere (în limba în care își va desfășura mobilitatea de formare în străinătate).
- Scrisoare de recomandare din partea coordonatorului specializării (dacă este solicitată de către Comisia Erasmus+ a facultății).
- Certificat de competență lingvistică, nivel mediu, în limba în care își va desfășura practica în străinătate. Nu se solicită certificatul de competență lingvistică în cazul în care studentul aplică la o instituţie, unde limba de comunicare este limba maghiară. În cazul în care studentul nu dispune de certificat de competență lingvistică, decanul facultății va lua măsurile necesare pentru evaluarea competenţelor lingvistice ale studentului.
- Adeverințe referitoare la activități sociale (recomandat): ex. voluntariat, participare la diferite activități Erasmus, activități efectuate în scopul universității etc.
- Anunţarea concursului şi procesul de selecţie: Apelul de aplicare trebuie să fie publicat pe site-ul central al ITP, precum şi pe aviziere. Apelul de aplicare trebuie să conţină numărul locurilor disponibile pe domenii, condiţiile de aplicare, documentele necesare, lista membrilor Comisiei Erasmus+ de Selecție şi data limită.
- Desfăşurarea selecţiei va fi organizată de către coordonatorul instituţional Erasmus+.
- Aplicaţia va conţine documentele enumerate în punctul 4.1-10, respectiv 6.1-8. Documentele se predau coordonatorului Erasmus+, care le verifică. Aplicaţiile cu documente lipsă nu se iau în considerare. Motive de excludere pot fi: lipsa de semnături, lipsa de date necesare, nerespectarea termenului limită. Dosarul poate fi completat până la termenul limită.
- Aplicaţiile pentru mobilităţile studenţeşti vor fi selectate de către Comisia Erasmus+ al ITP, care este desemnat de către Rector. Comisia Erasmus+ are minim trei membri din care un membru va fi un student din partea Organizaţiei Studenţilor ITP, care nu aplică pentru grant Erasmus+. Membrii Comisiei Erasmus+ vor reprezenta diferite domenii de ştiinţă, conform caracterului specific al facultăţii.
- Secretarul Comisiei Erasmus+ va fi coordonatorul Erasmus+, şi răspunde de întocmirea procesului verbal şi de administrarea documentelor.
- Fiecare membru al Comisiei Erasmus+ va semna Declaraţia de evitare a conflictului de interese, conform căreia nu există relaţii familiale cu niciunul dintre candidaţi sau alte condiţii de incompatibilitate, prevăzute în Codul Etic.
- Procedura de selecţie se bazează pe un sistem de punctare univoc şi obiectiv, realizat de Comisia Erasmus+ de la facultatea respectivă, care va fi publicată odată cu anunţarea aplicaţiei pe site-urile facultăţii şi pe aviziere. Sistemul de criterii va fi revizuit anual de către Comisiile Erasmus+ a facultăţii, acesta fiind modificat după necesităţi. În afara sistemului de evaluare, alte informaţii privitoare la studenţi nu sunt publice.
- Deciziile privind evaluarea aplicaţiilor vor fi luate cu majoritate simplă de voturi în cadrul Comisiei Erasmus+. Procesul verbal al evaluării trebuie să conţină cel puțin următoarele informaţii: componenţa comisiei, criteriile de selecție, însumarea aplicaţiilor depuse şi rezultatul evaluării acestora. Procesul verbal privind evaluarea aplicaţiilor va fi semnat de către fiecare membru al Comisiei Erasmus+. Decizia Comisiei Erasmus+ va fi contrasemnată de către Rectorul ITP.
- Întreaga documentaţie de aplicaţie (aplicaţii, procesul verbal de evaluare şi decizia privind rezultatele contrasemnate de Rector) va fi preluat de coordonatorul Erasmus+, care avizează din punct de vedere formal rezultatele, şi păstrează documentele.
- Coordonatorul Erasmus+ va anunţa în scris studenţii vizaţi despre rezultatele selecţiei.
- Decizia pozitivă a Comisiei Erasmus+ nu înseamnă obţinerea automată a bursei, pentru aceasta este nevoie de Dovada de înmatriculare de la instituţia parteneră, respectiv de semnarea Acordului de studiu (Learning Agreement) Erasmus+ referitor la mobilitate. Totodată o condiţie acordare a bursei este ca universitatea să obţină fondurile necesare de la Comisia Europeană prin agenţia competentă din ţară (ANPCDEFP).
- ITP îşi rezervă dreptul de modificare, începând de la trimiterea scrisorii care se referă la rezultatul concursului până la încheierea Contractului de finanţare (redirecţionarea studenţilor la alte instituţii partenere, modificarea cuantumului de finanţare, modificarea perioadei etc.).
- Comisiile Erasmus+ operează cu un sistem propriu de evaluare, care va fi publicat odată cu anunţarea aplicaţiei şi va fi cuprins în procesul-verbal al aplicaţiei. Se recomandă considerarea următoarelor aspecte:
- Rezultatele de studii: media ponderată a întregii perioade de studiu precedente
- Scrisoarea de intenţie, CV şi scrisoarea de recomandare din partea departamentelor – comisia va avea în vedere activitatea profesională şi nivelul de cunoştinţe al candidatului.
- Comisia Erasmus+ poate să decidă organizarea unui interviu. În cadrul audierilor se vor avea în vedere cunoştinţele în limba de specialitate, competenţele profesionale.
- Activitate ştiinţifică (nu este obligatoriu):
- Participarea la Conferinţa Ştiinţifică a Studenţilor (TDK) sau la alte concursuri internaţionale, obţinând cel puţin menţiune
- Participare la un alt concurs, obţinerea cel puţin a unei menţiuni
- Publicaţii (în funcţie de clasificarea publicaţiei)
- Alte activităţi profesionale dovedite
- Activitate socială dovedită: voluntariat, participare la activităţi Erasmus+, participare activă în organizaţiile studenţeşti etc.
- Durata unei burse Erasmus+ în străinătate va fi stabilită la propunerea Comisiei Erasmus+ de către coordonatorul Erasmus+, în funcţie de perioadele de studiu şi de examene ale instituţiei partenere (minim 2 luni, maxim 12 luni) şi în funcţie de grantul instituțional obţinut.
- Perioada bursei poate demara după încheierea Acordului de studiu Erasmus+ (Learning Agreement) sau Acordului de formare Erasmus+ (Training Agreement) și a Contractului de finanţare.
- În cazul stagiului de formare se recomandă ca mobilitatea să se efectueze în perioada de vară (lunile iulie-septembrie al anului respectiv), deoarece perioada unei practici de specialitate în străinătate este de minim 2 luni, şi din cauza mobilităţii Erasmus+ nu se poate întrerupe anul de studiu.
- În cazul în care aplicarea studentului pentru bursa Erasmus+ a fost evaluată favorabil studentul trebuie să aibă în vedere următoarele obligațiuni:
- Înainte de deplasare:
- Va lua legătura cu coordonatorul Erasmus+ de la instituţia parteneră sau în cazul unui plasament Erasmus+ va lua legătura cu persoana de contact, pentru a obţine scrisoarea de primire sau invitaţie sau adeverinţa despre înmatriculare la instituţia parteneră (Enrollment Certificate), pe care o va preda coordonatorului de facultate Erasmus+.
- Obţine planul de învățământ al instituţiei gazdă şi îl va prezenta coordonatorului specializării. Studentul poate să alegă numai acele discipline din oferta instituţiei partenere care au fost acceptate de către coordonatorul specializării care a contrasemnat Contractul de studiu.
- Pregăteşte Acordul de studii / Learning Agreement / sau Acordul de formare Erasmus+ / Training Agreement, consultându-se cu coordonatorul specializării, şi îl va preda pentru semnare coordonatorului Erasmus+.
- Predă cererea pentru Dispoziția Rectorului.
- Ridică de la coordonatorul Certificatul Erasmus+ / Erasmus+ Certificate.
- Se înmatriculează la universitatea gazdă (în cazul în care este necesar îndeplineşte şi alte condiţii legate de înmatriculare la universitatea parteneră).
- Se înregistrează în sistemul Neptun la statut activ, îşi selectează cursurile şi îşi încheie Contractul de studiu, consultându-se cu coordonatorul specializării. Completează şi semnează Contractul de finanţare, şi îl transmite coordonatorului Erasmus+.
- Îşi aranjează cazarea în străinătate (dacă se poate în cadrul instituţiei gazdă sau privat).
- Verifică structura anului academic al universităţii gazdă şi alte informaţii legate de deplasare şi de şederea în străinătate (de ex. permisul de şedere, asigurarea de sănătate, alte asigurări, transport etc.).
- În timpul deplasării:
- Conciliază cu persoanele competente eventualele modificări în Acordul de studiu / Learning Agreement (prin e-mail, fax sau poştă) anunţând coordonatorul de facultate despre modificările care se impun.
- Îndeplineşte obligaţiile asumate din Acordul de studiu Erasmus+ sau din Acordul de formare.
- Respectă regulile instituţiei gazdă şi prin comportamentul său nu va ştirbi reputaţia ITP.
- După întoarcerea din mobilitate:
- Predă coordonatorului următoarele documente conform datei limită stabilită:
- În cazul în care a participat la mobilitate de studiu:
- Situaţia şcolară / Transcript of Records
- Raportul final / Final Report
- Dovada perioadei de şedere în străinătate / Attendance Certificate
- Adeverinţa de mobilitate / Europass Mobility
- În cazul în care a participat la mobilitate de formare:
- Dovada obţinerii creditelor ECTS (dacă există)
- Raportul final / Final Report
- Dovada perioadei de şedere în străinătate / Attendance Certificate
- Adeverinţa de mobilitate / Europass Mobility
- În cazul în care a participat la mobilitate de studiu:
- Înainte de deplasare:
- Studenţii ITP trebuie să acumuleze un număr minim de 15 ECTS aferente disciplinelor promovate pe parcursul unui semestru, respectiv 30 ECTS pe parcursul unui an academic.
- Despre recunoaşterea creditelor obţinute şi a disciplinelor studiate în străinătate va decide Comisia de Studii şi Credite a facultăţii.
- În cazul recunoaşterii studiilor/stagiului de formare efectuate într-o instituţie din străinătate şi a creditelor acumulate în timpul mobilităţii Comisa de Studii şi Credite va aplica următoarea procedură:
- Perioada de mobilitate va fi recunoscută în totalitate ca şi perioadă activă de studii, în cazul în care perioada de studiu efectuată în străinătate este cel puţin 3 luni.
- Disciplinele promovate sunt recunoscute de către ITP şi vor fi introduse în sistemul Neptun şi incluse în actele de studii.
- În semestrul în care studentul îşi efectuează mobilitatea disciplinele contractate în sistemul Neptun pot fi înlocuite cu discipline studiate la universitatea parteneră numai în cazul în care programa celor două discipline corespunde în 75%. Corespunderea disciplinelor va fi stabilită de către Comisia de Studii şi Credite.
- În cazul în care o disciplină adusă de la o universitate parteneră poate fi identificată direct în programa planului de învățământ atunci Comisia de Studii și Credite va recunoaște disciplina respectivă conform numărului de credite aferente de la ITP.
- Dacă o disciplină adusă de la o universitate parteneră nu figurează în planul de învățământ, dar sub aspectul conținutului aceasta poate fi inclusă în domeniul specializării, disciplina poate fi recunoscută ca disciplină opţională conform numărului de credite aferente de la ITP.
- Orice altă disciplină – în afara disciplinelor menționate mai sus studiată în străinătate poate fi recunoscută conform analizei CSC, care va decide și asupra creditelor acordate. Comisia de Studii și Credite poate decide și în situații când o disciplină din planul de învățământ propriu corespunde şi se echivalează cu două discipline din străinătate sau invers.
- Orice altă disciplină care nu se leagă cu tematica specializării, va fi recunoscută ca disciplină facultativă, conform numărului de credite stabilite de către CSC, iar disciplina respectivă va fi consemnată în Suplimentul de diplomă.
- Dacă studentul a studiat deja o disciplină la universitatea de origine, atunci creditele obţinute în străinătate nu pot recunoscute și pentru a doua oară.
- Echivalarea creditelor se efectuează inclusiv cu recunoașterea notei obținute, care, după caz, va fi echivalat cu note de la 10 la 1 corespunzător grilei din România, conform intervalelor definite în Ordinul MEN din 118/16.02.2012.
- Dacă în cadrul mobilității Erasmus+ numărul de credite ale unei discipline aduse de la universitatea parteneră este mai mică decât numărul de credite de la ITP, dar conținutul disciplinei valorează mai mult, atunci Comisia de Studii și Credite poate decide asupra stabilirii în consecinţă a creditelor.
- În cazul în care în timpul mobilității de studiu în nătate studentul nu și-a îndeplinit obligațiile pentru semestrul respectiv, pentru promovarea disciplinelor din Contractul de studii studentul poate să se prezinte la examen la disciplinele pentru care s-a înscrisă în sistemul Neptun, dacă îndeplinește condițiile de prezentare la examen. Studentul poate să se înscrie în semestrul următor fără a plăti taxa aferentă la acele discipline pentru care s-a înscris în sistemul Neptun, dar nu le-a promovat în timpul mobilității Erasmus+.
- În cazul în care studentul beneficiar al programului Erasmus+ nu a îndeplinit numărul minim de credite stabilite şi/sau perioada minimă 3 luni de şedere în străinătate, va trebui să ramburseze valoarea grantului în măsura stabilită de către Biroul Erasmus+.
- Institutul Teologic Protestant din Cluj-Napoca este obligat să ofere studentului beneficiar de mobilitate Erasmus+ pe parcursul întregii perioade de mobilitate acele alocaţii, care i se cuvin pe baza rezultatelor de studii anterioare sau alte considerente (de ex. bursa de studii, bursa socială). Totodată candidatul este obligat înainte de plecare în mobilitate să achite toate obligaţiile financiare sau alte datorii faţă de ITP (taxe administrative, împrumuturi din bibliotecă etc.).
1. Dispoziţii generale
2. Noțiuni de bază
3. Condiţii de aplicare la bursa de studiu Erasmus+
4. Documente necesare pentru a aplica la grantul de studiu Erasmus+
5. Condiţii de aplicare la grantul de formare Erasmus+
6. Documente necesare pentru a aplica pentru bursa de plasament Erasmus+
7. Procedura de aplicaţie
8. Procedura de selecţie
9. Criterii de evaluare ale aplicaţiilor pentru mobilităţi Erasmus+ ale studenţilor
10. Durata bursei Erasmus+
11. Obligaţiile studentului Erasmus+
12. Procedura de recunoaştere a creditelor acumulate în străinătate
13. Dispoziţii finale
Prezentul Regulament a fost aprobat de către Senatul ITP în cadrul ședinței din data de 13.03.2014.
Valid from:
2014-03-13